Crisis en eventos: Guía de supervivencia para evitar que tu evento se arruine

Todos los profesionales que nos dedicamos a la organización de eventos hemos pasado por todo tipo de situaciones. Desde las más leves, como que fallen las pilas del micrófono durante una conferencia, hasta las más difíciles, como que nos falle uno de los servicios o proveedores del evento. Debido a los innumerables factores (algunos previsibles, otros no) que se deben tener en cuenta antes, durante y después del evento, la organización de eventos se ha convertido, para muchos, en una verdadera escuela de resolución de problemas y creatividad. Sin embargo, para que situaciones como estas no generen una crisis que arruine tu evento, hemos preparado esta valiosa guía de supervivencia.

1. Adelántate a los acontecimientos y diseña un plan de contingencia

Como hemos explicado en anteriores posts sobre la gestión de crisis, el tiempo es un factor fundamental, tanto para gestionar una crisis como para mitigar sus efectos una vez se haya sofocado. Sin embargo, puedes comenzar a trabajar en ello antes de que se genere esta situación.

Anticiparse a situaciones que puedan representar un problema para el evento y preparar un documento que sirva como guía para saber cómo actuar o proceder en casos de que haya algún imprevisto. Por ejemplo, que uno de los ponentes que van a participar en tu evento no esté presente en el momento de su intervención.

Para ello, puedes hacer una lista de los posibles riesgos que pueda tener tu evento durante cada una de sus fases y diferenciar estos riesgos según la probabilidad de que suceda y su gravedad, junto con una posible solución a estos problemas.

Además de este plan de contingencia, puedes crear un equipo de gestión de crisis, compuesto por personas del equipo a las que se les asignen roles bien definidos en caso de posibles crisis.

2. Revisa y supervisa que todo esté bajo control

Días antes de la celebración de tu evento es importante que le des un repaso a todas las partes de tu evento para que puedas minimizar posibles errores, resolver posibles dudas de última hora y confirmar que tus proveedores y el resto de personas involucradas en el evento lo tienen todo bajo control.

También es importante revisar y recordar el papel que va a desarrollar cada una de las partes de tu equipo durante el evento. Así podrás conseguir tener un equipo coordinado y alineado.

En este paso, prestar atención a los detalles va a ser la clave para que consigas minimizar riesgos todo lo posible.

3. No te olvides de que la comunicación debe estar presente en todo el evento

Después de todo el proceso previo para evitar posibles riesgos en el evento, toca asegurar el gran día. Para ello, necesitarás una herramienta que resulta súper fundamental: la comunicación. Tener distintos medios y canales para poder contactar con todo tu equipo y poder coordinar y asegurar que todo marcha adecuadamente es imprescindible. Así, si por algún motivo algo se tuerce o hay algún fallo o error, todo el equipo podrá adaptarse y actuar en consecuencia.

Además, es crucial establecer una línea de comunicación clara y abierta con los proveedores y cualquier otra parte involucrada en el evento. Esto garantizará una respuesta rápida y eficaz ante cualquier imprevisto que pueda surgir.

4. Si las cosas se ponen duras… Calma

Ahora vamos a ponernos en un escenario negativo. Imagina que tu evento se sale de control y piensas “¿Ahora qué?”. Lo primero que deberás hacer es mantener la calma. A pesar de ser una situación de gran presión y estrés, ser capaz de mantener la calma te ayudará a poder pensar de forma clara y segura cómo gestionar los problemas que están surgiendo de manera eficaz.

Por tanto, intentar mantener la mente fría te ayudará a poder analizar la situación, conocer su alcance, implementar soluciones y minimizar las consecuencias negativas.

5. Identifica la crisis

Una vez que se haya producido un problema (o se haya detectado una posible incidencia), debes identificar dónde está el foco inicial. Para ello es imprescindible estar en comunicación con todo tu equipo y revisar el plan de contingencia que has diseñado durante el pre-evento.

Una vez identificada la crisis en tu evento, toma decisiones rápidas, pero seguras. Para ello puedes adoptar alguna de las estrategias de tu plan de contingencia o puedes adaptarlas a la situación concreta a la que vas a hacer frente.

6. Seguimiento y evaluación de la crisis

Seguir la evolución del problema o posible problema te ayudará a evitar que el foco se vuelva a prender y se convierta en algo incontrolable. Por otra parte, si el problema se ha resuelto, es imprescindible hacer un análisis en el que se evalúe la experiencia. Esto es crucial para poder mejorar los procesos y la organización de futuros eventos. Para realizar este análisis deberás:

1. Recopilar toda la información sobre la crisis desde el motivo por el que se inició, pasando por las acciones realizadas para evitarlo o paliarlo y el resultado de estas actuaciones.

2. Una vez recogida toda la información, debe ser analizada y se deben buscar áreas de mejora en la actuación realizada.

3. Según los fallos o áreas de mejora que se detecten, se podrá compartir la información con el equipo e identificar nuevos elementos que añadir en el plan de contingencia de futuros eventos.

En definitiva, evitar crisis en los eventos es un proceso que se desarrolla antes, durante y después del evento. El seguimiento y la evaluación son componentes clave en la gestión de crisis de eventos, ya que permiten aprender de la experiencia y mejorar los procesos para futuras ocasiones.

Tras esta pequeña guía de supervivencia ante posibles crisis en los eventos, podemos ver como un evento es un proceso continuo que pasa por todas las fases. Organizar eventos es un proceso de aprendizaje que sin duda te ayudará a impulsar y a fortalecer tu marca ¡Ya estás un paso más cerca de convertirte en una marca transformadora!