February 6, 2024
Si alguna vez has organizado algún evento, sea del tipo que sea, sabrás que ese proceso puede llegar a ser una experiencia en sí misma, una montaña rusa de emociones que van desde la tranquilidad, cuando da comienzo el proceso de organización, pasando por estrés y frustración cuando alguna parte del evento y la organización se tuerce y terminando en la felicidad más absoluta, cuando ha terminado el evento y puedes concluir que el resultado ha sido positivo.
En este post queremos librarte de que caigas en los errores más típicos a la hora de realizar tu evento y así, puedas evitar todo aquello que puede hacer que tu evento peligre ¡Coge papel y boli y apunta con detalle!
Uno de los problemas más comunes que nos encontramos cuando un cliente nos pide que le ayudemos a organizar su evento es la falta de tiempo.
No contar con cierto margen de tiempo se traduce en un problema de disponibilidad porque, sin la antelación adecuada, es difícil encontrar el espacio más apropiado según las necesidades del evento, tener el tiempo suficiente para pedir los permisos y las licencias necesarias, el catering o la oferta gastronómica que buscas o el servicio de animación o el espectáculo que deseas en tu evento.
Por otra parte, no disponer de un margen de maniobra adecuado te puede llegar a obligar a tomar decisiones precipitadas, que pueden no ser las óptimas para el evento. Por tanto, recuerda empezar a planificar tu evento con al menos 3 meses de antelación (y, si se trata de un evento complejo, incluso más).
Otra cosa que siempre os recordamos es que cada acción que se vaya a realizar debe diseñarse en función de unos objetivos; debe obedecer a un “¿Por qué?”. Es importante tener claro qué objetivos quieres conseguir mediante la celebración de tu evento y siempre tomar decisiones de manera estratégica. De lo contrario, puedes lograr que tu evento se desvirtúe y no llegue a alcanzar las metas y el rendimiento que se desea.
No solo tienes que tenerlo en cuenta durante el proceso de organización, sino que debes tenerlos presentes en la ejecución y, por supuesto, en la fase final, que es en la que se analizan los resultados y se estudia la consecución de dichos objetivos.
Este es uno de los temas que más dolores de cabeza levanta. Para empezar, es importante conocer el presupuesto que se va a disponer para la organización de tu evento. Antes de empezar a mirar proveedores, espacios o materiales, es recomendable que dividas el presupuesto, de forma realista, para cada una de las partes que van a componer tu evento.
De nuevo, la planificación juega un papel determinante en este proceso, ya que, si cuentas con el tiempo suficiente, podrás analizar distintos presupuestos o propuestas e incluso, podrás ahorrar parte del presupuesto que se ha reservado para el alquiler de la sala y destinarlo para otra de las necesidades del evento.
Cuando tengas que organizar un evento, antes de llevarte las manos a la cabeza, respira profundamente. Una vez que el susto se haya pasado, coge un folio en blanco y empieza a plantear tu evento o acto antes de ponerte a buscar como pollo sin cabeza mil proveedores, espacios, actividades, regalos, etc.
Lo primero que te recomendamos es que respondas a una serie de preguntas básicas que harán que puedas empezar a esbozar tu evento sin dar palos de ciego:
– ¿Por qué estoy haciendo este evento? Tener plasmado en papel los objetivos y leerlos de vez en cuando puede servirte de guía y ayuda para mantener la coherencia entre tus objetivos y tus acciones.
– ¿Qué es o en qué consiste tu evento? Esta debe ser la segunda pregunta que debes de hacerte para poder empezar a pensar en las necesidades que vas a tener que cubrir.
– ¿Cuándo? Empezar poniendo una fecha para la celebración de tu evento no solo te va a ayudar a evaluar la disponibilidad de tus salas y servicios, sino que además te va a ayudar a pensar en las necesidades del espacio ¿Es importante que sea en un lugar cubierto porque es en invierno? ¿Podría ser un evento al aire libre aprovechando la primavera o el verano? ¡Te va a dar muchas pistas!
– ¿Quiénes son los asistentes y cuántos asistirán? Poner el foco en quienes van a ser tus asistentes te ayudará a definir tus objetivos y acciones. Por otra parte, saber el número de asistentes te ayudará a seguir acotando cuál de tus espacios es el más adecuado para tu evento. Pero, sobre todo, es fundamental pensar en el público y en las emociones y mensajes que quieres transmitir y, además, en sus propias necesidades.
La comunicación es imprescindible para cualquier marca, pero si haces un evento, su correcta promoción y su posterior difusión, hará que consigas unos resultados extraordinarios. Además, te ayudará a construir y a transmitir un mensaje completamente coherente sobre tu marca en todas las fases de tu evento. También es un elemento integrador, que ayuda a que los asistentes se sientan cercanos a la marca y al evento y quieran interactuar con ella.
Ahora que sabes lo que no debes hacer cuando organices tu evento, puedes ponerte manos a la obra. Y recuerda que siempre debes contar con profesionales que te ayuden a lograr que tu evento sea un éxito y que tu audiencia salga de esta experiencia con una sonrisa. Os prometemos que no hay mejor sensación que un trabajo bien hecho.
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