February 13, 2024
Cuando una empresa realiza o logra un hito importante tanto para la propia empresa como para la sociedad, lo comunican en los medios para así, transmitir una buena imagen de marca y potenciar su reputación y notoriedad. También ocurre, en ocasiones, que los representantes de las empresas tienen que salir a dar la cara frente a los medios por alguna cuestión negativa, cuando se produce una crisis. Para conseguir esta difusión y poder afrontar preguntas de los periodistas, las marcas convocan ruedas de prensa.
Este es un evento puramente informativo, con el fin de conseguir que los medios se hagan eco del hito que se acaba de lograr o publiquen su versión sobre unos hechos. En este post de El Club de los Avanzados os contamos las claves para organizar una rueda de prensa.
El primer paso para organizar una rueda de prensa para medios es asegurarse de que el hito, noticia o anuncio del que se quiere informar es un hecho noticioso, es decir, que es algo relevante tanto para los medios, como para sus audiencias o para la sociedad. De hecho, cuanto más noticioso sea el hecho del que se va a informar, más y mayor repercusión tendrá. Los medios tienen que optimizar el espacio en sus páginas o en los programas y, por tanto, son extremadamente selectivos con la información que van a publicar y con las convocatorias a las que asisten.
Es importante tener en cuenta que los medios tienen recursos limitados y que por más que quieran asistir, es probable que coincidan con otras convocatorias o actos que sean prioritarios o les generen más interés. Por tanto, tu rueda de prensa debe convertirse en un evento al que no pueden faltar.
Ya tienes un hecho noticioso y relevante que contar, ahora la pregunta es ¿A quién vas a convocar? ¿A qué medios les va a parecer relevante la información? Existen medios de todos los tipos y características y la elección de los que se va a convocar para tu rueda de prensa es fundamental para asegurar que asistirán y publicarán.
A la hora de elegir los medios, debes plantearte a qué medios le va a resultar más relevante la información que les vas a ofrecer y dónde está el público al que te diriges, por su temática, su localización geográfica, su tipo de soporte, etc.
Una vez tienes los medios seleccionados, llega el momento de contactar con ellos.
El envío de la convocatoria depende de la situación. Si está condicionado por una fecha concreta, porque es una presentación, un lanzamiento, un evento, etc., habrá que avisarles con 10-15 días de antelación. Sin embargo, puede darse el caso de que la convocatoria tenga que realizarse con urgencia, debido a la temática.
Crea una invitación dirigida al medio para que asistan a tu evento. Esta convocatoria de prensa debe incluir:
Tras realizar el primer envío, es importante hacer recordatorios para que tus invitaciones no queden en el olvido. Por último, días antes del evento, será el momento de que cojas el teléfono y llames a los medios que no te hayan dado una respuesta sobre la asistencia a la convocatoria.
Para que tu rueda de prensa sea un éxito primero prepara un espacio adecuado para que los periodistas puedan presenciar tu rueda de prensa y recoger la información que precisen. Prepara un pequeño espacio para que los asistentes se acrediten y cuando lo hagan, puedes ofrecer a los medios un dossier o un documento informativo con la información que se va a ofrecer.
Tras la rueda de prensa, recuerda dejar un margen para responder algunas preguntas para que no haya nada que se quede en el tintero (nunca mejor dicho).
No creas que el evento termina una vez que se termina la rueda de prensa y se marchan los periodistas. No. Una vez la rueda de prensa ha terminado, se debe distribuir una nota de prensa a todos los medios que hayan sido seleccionados. De ese modo, aunque los periodistas no hayan podido asistir, podrán publicar la nota de prensa en su medio. Esta nota de prensa deberá ir acompañada de una imagen, con los nombres y cargos de las personas que aparezcan en la misma, así como de archivos de audio con declaraciones o de vídeo, si quieres enviar la información a radios y televisiones.
Es importante que en la nota de prensa pongas, además de la información que deseas que se publique, un número de contacto para que los periodistas que no han asistido puedan enviar sus preguntas.
Al día siguiente y posteriores a la celebración de la rueda de prensa es importante que hagas un seguimiento de los medios que han publicado la información, para que así puedas analizar el éxito de tu rueda de prensa. Podrás hacer este seguimiento gracias a herramientas de clipping, que recogerá todas las menciones que se realicen en medios de una marca.
Gracias a una buena planificación, a la atención que se dé a los medios y al detalle e interés que se la información que se va a compartir, podrás organizar una rueda de prensa que sea todo un éxito.
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