Episodio 64: Cómo diseñar la experiencia del usuario en los eventos de empresa

TRANSCRIPCIÓN DEL EPISODIO:

Desde hace tiempo, en el mundo del marketing se habla constantemente de la experiencia del usuario, de su importancia, de cómo aplicarla a los negocios y, en este episodio de píldoras de comunicación, te voy a hablar de cómo diseñar la experiencia del usuario para aplicarla a los eventos empresariales.

Esto, hoy en día, no es una opción: debe ser así, porque convertir los eventos en experiencias inolvidables se traduce en resultados concretos, que mejoran y profundizan la relación de los públicos con la marca, más allá cualquier objetivo que se plantee a la hora de organizar un evento corporativo.

Y cuando hablo de experiencias, me refiero, únicamente, a los eventos presenciales, porque los eventos virtuales, desde mi punto de vista, no pueden ser considerados eventos como tal, ya que la vivencia se limita a lo que es posible transmitir a través de una pantalla.

Y con esto no quiero decir que los llamados eventos virtuales o los eventos híbridos no sean válidos, para conseguir objetivos empresariales concretos. Lo que quiero decir es que no es lo mismo, por ejemplo, ver una película en Netflix, solo, en el sofá de tu casa, comiendo una pizza; que ver la misma película en una pantalla de cine, con el sonido envolvente de esa sala, rodeado de gente que reacciona y con un gran recipiente de palomitas. Ambas opciones están muy bien, permiten disfrutar de una película, pero la experiencia es diferente.

Lo mismo ocurre con un evento: no es lo mismo, por ejemplo, ver una ponencia a través de la pantalla de tu ordenador en el entorno de tu oficina o de tu casa, que asistir a dicha ponencia y poder interactuar con otros asistentes o con el propio ponente.

Pero vamos a empezar definiendo qué es el diseño de experiencia del usuario.

Diseñar la experiencia del usuario en el ámbito de los eventos empresariales, implica a todos los aspectos del evento, desde la logística hasta la narrativa, para construir una experiencia que sea transformadora y que haga que el asistente entre de una manera y salga de otra.

Para ello hay una clave importante que es la conceptualización, de la que ya he hablado en episodios anteriores de este podcast y que se trata de buscar el concepto central que se quiere difundir y construir a su alrededor, todo el evento y cada uno de sus detalles, además de, por su puesto, su comunicación y los mensajes.

Esto supone que cada evento se convierta en una oportunidad única para fortalecer la conexión con los públicos, tanto internos, como externos, porque un evento bien diseñado puede ser una herramienta estratégica muy poderosa.

La planificación del evento se convierte en una extensión del plan de comunicación, donde cada elemento se selecciona, cuidadosamente, para contribuir al mensaje general.

Sin embargo, todo esto no es posible sin entender a la audiencia.

La comprensión profunda de la audiencia es la base del éxito de cualquier acción de marketing y comunicación, incluidos los eventos. Ese conocimiento de los asistentes debe servir para personalizar cada aspecto, desde cada pieza de contenido, hasta cada una de las interacciones, para asegurar que resuene en la mente de los invitados y satisfaga sus necesidades y sus expectativas.

Hay que tener en cuenta, además, que en un mismo evento podemos tener diversos tipos de públicos, por lo que enriquecer la experiencia desde esos diferentes puntos de vista, será una garantía de éxito.

El viaje del asistente en el evento

Una vez que tenemos claras las características y necesidades de los asistentes, el concepto central que queremos transmitir y, por supuesto, el objetivo que queremos alcanzar con el evento es necesario diseñar su viaje en cada momento, es decir, cómo llegan, que se encuentran a su llegada y cómo se desarrolla cada una de las etapas hasta la finalización y la salida.

Ese hilo conductor es el que define la experiencia del usuario y sirve como guía detallada para planificar el evento, asegurando que cada paso sea consciente, deliberado y sume de forma positiva a la experiencia final global.

Esto no quiere decir que diseñemos una agenda agobiante, atiborrada de actos. Las diferentes actividades deben fluir de una manera natural, deben equilibrarse los momentos de trabajo, de participación, de ocio y de descanso, para que la experiencia en su conjunto sea perfecta.

No hay peor cosa para el asistente a un evento que crearle la sensación de que no está pudiendo aprovecharlo al máximo o que se está perdiendo experiencias o conocimientos. Esto ocurre mucho cuando los eventos tienen una agenda muy apretada o solapan actividades diferentes que pueden ser interesantes para el mismo público, en el mismo horario. Por eso decía anteriormente, que hay que equilibrar los intereses de los diferentes tipos de asistentes.

La importancia del diseño visual, el entorno y la identidad de marca

Hay otro apartado, a tener muy en cuenta, que es el diseño visual y la identidad de marca, que son aspectos cruciales en los eventos corporativos y deben formar parte de la experiencia de manera coherente. Cada elemento, desde las acreditaciones hasta la decoración, se convierte en una oportunidad única para reforzar la identidad de la marca e impactar en el público.

Y en la misma línea, la ubicación, el entorno, el ambiente creado mediante la escenografía, la decoración, la iluminación, etc. contribuyen de forma muy importante a la experiencia, por lo que son aspectos que se deben cuidar especialmente. Todo tiene que tener un equilibrio, un sentido y un significado, para que contribuya a la experiencia completa y, consiga, como decía anteriormente, a que el asistente viva una transformación.

Hemos hablado del público, de concepto, del viaje del asistente, del entorno y ahora toca hablar de

La interacción como elemento clave

En los eventos presenciales, nada tendría sentido sin la interacción, que, al final, es el pegamento que une a los asistentes con la marca y fortalece su conexión emocional y no solo eso, si no que esa interacción debe aprovecharse para obtener datos, información y retroalimentación de los asistentes, en tiempo real.

Hay numerosos ejemplos, como implementar estaciones interactivas donde los asistentes pueden probar productos, en el caso de lanzamientos, hacer preguntas a expertos o compartir sus experiencias en redes sociales, lo cual aumenta la participación y crea un ambiente que contribuye al recuerdo del evento o crear actividades participativas que fomenten una actitud activa de los invitados, para potenciar su experiencia y el recuerdo del evento.

La inteligencia artificial también ofrece ya, hoy en día, opciones para analizar el comportamiento y la interacción de los asistentes a los eventos, para obtener datos y conclusiones.

Sin duda, la tecnología es una aliada poderosa, en este sentido. Utilizar la tecnología para fomentar la participación, la interacción y la recopilación de datos mediante aplicaciones específicas, por ejemplo, es, hoy en día, una opción real y, casi imprescindible.

En conclusión, tener en cuenta la experiencia del usuario en eventos de empresa no es una simple una tendencia; es una estrategia integral para fortalecer la conexión con la audiencia y lograr objetivos estratégicos. Cada detalle cuenta, y cada interacción puede ser una oportunidad para dejar una impresión duradera.

En muchas ocasiones, los eventos de empresa se plantean únicamente desde el punto de vista del organizador y de los mensajes que quiere transmitir o los objetivos que desea alcanzar. Sin embargo, poner la experiencia del cliente en el centro de la organización, conseguirá ir mucho más allá y fortalecer la relación con el público, de una forma más profunda, real y duradera.

Y con esto concluyo este episodio de Píldoras de Comunicación. Te agradezco tu atención y espero contar contigo en el próximo. ¡Saludos!