Estrategias efectivas para optimizar el plan de comunicación de tus eventos

Crear un plan de comunicación es muy importante para difundir y maximizar los efectos de los eventos y para que impacten positivamente en la marca del organizador. Para poder desarrollar un plan de comunicación efectivo en tu evento, no solo hay que difundir información, sino que también hay que garantizar que esta llegue al público correcto, en el momento adecuado y de la manera más efectiva.

En este post, vamos a analizar acciones concretas y estrategias que pueden llevarse a cabo antes, durante y después de un evento corporativo para conseguir todos tus objetivos.

Plan de comunicación antes del evento

Antes de la fecha prevista, lo más importante es crear expectativa, para asegurar la máxima asistencia, que es el primer paso para poder alcanzar los objetivos del evento.

El mensaje debe ser claro y atractivo, resaltando los beneficios de asistir al evento y lo que los participantes pueden esperar obtener de él. Ten en cuenta que, si los beneficios no son mayores que los costes o el esfuerzo de asistir, el invitado no acudirá a la cita.

Para conseguirlo, se pueden utilizar diferentes canales:

• Email Marketing: Envío de invitaciones y recordatorios personalizados.
• Redes Sociales: Publicaciones y anuncios pagados para generar interés y conversaciones relevantes.
• Prensa y relaciones públicas: Notas de prensa para atraer cobertura mediática y publicaciones en blogs especializados.
• Sitio web del evento: Creación de una página web dedicada con información detallada, agenda, oradores y formulario de registro.
• Canales de comunicación propios: Para eventos internos lo ideal es utilizar canales tipo Intranet, correo electrónico, etc.
• Otras acciones Específicas:
  • Organizar webinars o sesiones informativas previas al evento para resolver dudas y aumentar el interés.
  • Utilizar influencers o líderes de opinión del sector para promover el evento.

Plan de comunicación durante el evento

Durante la celebración del evento, puede haber varios objetivos. Por un lado, mantener el engagement y facilitar la interacción entre los asistentes, por otro lado, difundir lo que está ocurriendo, llegar al máximo público posible, darle difusión e impactar positivamente en la imagen y en la marca.

Para conseguir esos objetivos, los canales recomendados son:

• App del Evento: Herramienta vital para actualizaciones en tiempo real, networking entre asistentes y acceso a contenidos exclusivos.
• Streaming en vivo: Amplía tu audiencia permitiendo que personas que no puedan asistir físicamente participen online.
• Redes Sociales: Uso de un hashtag oficial para centralizar la conversación y compartir momentos destacados en tiempo real.
• Medios de comunicación: Si la relevancia del evento lo requiere, puede ser una buena idea convocar a los medios de comunicación para que realicen la cobertura del evento.

Plan de comunicación después del evento

Una vez finalizado el evento, el objetivo es reforzar los mensajes clave, continuar el diálogo y el contacto con los asistentes y seguir incrementando la visibilidad.

Para ello, se pueden llevar a cabo varios tipos de acciones:

• Email: Envío de agradecimientos personalizados, encuestas post-evento y contenidos exclusivos como las grabaciones de las sesiones, etc.
• Blog del evento: Publicación de resúmenes, las principales conclusiones y fotos del evento, documentación, etc.
• Redes Sociales: Creación de álbumes de fotos, videos destacados, etc. Destacar los momentos principales y fomentar el recuerdo.
• Llamadas y reuniones de seguimiento con los asistentes clave, leads, potenciales colaboradores o socios, etc.

Un plan de comunicación para eventos corporativos debe ser dinámico y adaptativo, abarcando diferentes fases del evento y utilizando una combinación de canales para maximizar su alcance y efectividad. Al seguir estas estrategias, los responsables de comunicación y marketing pueden asegurarse de que su evento no solo será exitoso, sino que también dejará una impresión duradera en los asistentes.

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