August 15, 2024
En el mundo de la organización de eventos, el briefing actúa como la piedra angular que asegura que todas las partes involucradas comprendan y trabajen hacia los mismos objetivos. Un briefing eficaz no solo comunica las necesidades y expectativas de un evento, sino que también fija las bases para una ejecución exitosa y alineada con los objetivos de la marca o empresa. Aquí te explicamos qué debe incluir un briefing claro y detallado para garantizar el éxito de cualquier evento corporativo.
Un briefing en el contexto de la organización de eventos es un documento (o reunión) en el que se recoge y transmite toda la información esencial acerca de un evento próximo. Este proceso requiere la comunicación fluida entre el cliente y la empresa organizadora y el equipo de producción del evento, incluidos planificadores, proveedores y personal clave. Su objetivo es asegurar que todos los participantes entiendan completamente qué se necesita y qué se espera del evento, elaborar una propuesta adecuada y asegurar que la ejecución será la apropiada.
Objetivos: Define claramente qué se espera lograr con el evento. ¿Es para lanzar un producto, mejorar el networking, recompensar a empleados, impulsar la marca o educar a una audiencia sobre un tema específico? Explica los antecedentes y por qué ha surgido esa necesidad.
¿Por qué se ha elegido el formato del evento para conseguir los objetivos?
Expectativas de resultados: ¿Qué resultados concretos se esperan? Por ejemplo, número de leads generados, feedback específico sobre producto o mejoras en la implicación y el ánimo del equipo…
Fecha y hora: Detalles precisos sobre cuándo se llevará a cabo el evento.
Ubicación: ¿Dónde se realizará el evento? Si no se tiene clara la ubicación o se quiere que la agencia ofrezca opciones, también hay que especificarlo y definir los condicionantes y preferencias.
Duración: ¿Cuánto tiempo durará el evento? Esto ayuda a planificar la logística y el contenido adecuadamente.
Descripción: Información sobre quiénes asistirán al evento. ¿Cuál es su rango de edad, género, profesión, relación con la empresa?
Explica detalladamente por qué deberían estar interesados en asistir al evento ¿Qué les va a aportar? (Si el valor que reciben no es superior al coste en tiempo, dinero o esfuerzo, no asistirán)
Número de asistentes: Estimación de cuántas personas se espera que asistan.
Asistentes especiales: medios de comunicación, celebrities, autoridades, etc.
Temas a tratar: ¿Qué contenido se presentará durante el evento? Detalla los puntos clave o sesiones planificadas, mensajes principales, etc.
Actividades y formatos (programa del evento)
Oradores y/o presentadores: Lista de quienes intervendrán en el evento, con una breve descripción de su experiencia o relación con los temas a tratar.
Equipamiento necesario: ¿Qué recursos tecnológicos se necesitarán? Esto puede incluir medios audiovisuales, conexión a Internet, plataformas, apps, webs específicas, etc.
Configuración del espacio: Descripción de cómo debe estar dispuesto el espacio, incluyendo tipo de montaje, escenografía, decoración, etc.
Detalles del presupuesto disponible para el evento. Es vital que todos los proveedores y el equipo de producción conozcan las limitaciones o las expectativas financieras desde el inicio.
Promoción antes del evento: ¿Cómo y dónde se promocionará el evento?
Engagement durante el evento: ¿Qué actividades se realizarán para mantener a los asistentes comprometidos y activos durante el evento?
Seguimiento post-evento: Planes para recoger feedback y medir el éxito del evento.
En muchas ocasiones, el propio cliente no tiene claros todos estos detalles y necesita asesoramiento o propuestas por parte del organizador de eventos. En ese caso, esto también tendrá que estar bien especificado en el briefing, explicando las preferencias, condicionantes, etc. a la hora de ofrecer opciones.
En conclusión, el briefing es esencial para la transparencia y la eficiencia en la organización de eventos. Asegura que todos los equipos trabajen de forma coordinada y con una visión clara, minimizando los malentendidos y maximizando la probabilidad de éxito.
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