10 razones por las que tus eventos no consiguen el número de asistentes deseado

La asistencia a los eventos es uno de los grandes caballos de batalla a la hora de organizar actos corporativos presenciales, por parte delas empresas. Conseguir la confirmación de asistencia y que, efectivamente, los confirmados se presenten, no es tarea fácil, en muchas ocasiones. Lógicamente, nos referimos a eventos en los que se invita a públicos externos, porque en el caso de los eventos internos, dicha asistencia, prácticamente, entra en el sueldo.

Este problema se debe a diversas razones y en este post te vamos a desgranar algunas de las más importantes.

Errores al invitar a los asistentes a tu evento

Las 10 principales razones por las que muchas convocatorias a eventos fracasan, son las siguientes:

Falta de comunicación: Invitaciones ambiguas o que no especifican claramente el valor y propósito del evento pueden generar desinterés o confusión. En ocasiones, erróneamente, se intenta crear curiosidad mediante invitaciones tipo “teaser” en las que no se desvelan todos los detalles: esto suele ser un fracaso, salvo que la marca tenga la suficiente potencia para crear mucha expectación.

Mala elección de la fecha y hora: Programar eventos en fechas o horas que coinciden con otros eventos importantes o fuera del horario conveniente  para el público objetivo es un factor fundamental para que se reduzca la asistencia. Es importante investigar y ver si ese mismo día hay eventos importantes, retransmisiones deportivas, eventos locales que puedan interferir en los desplazamientos, etc.

Inadecuada segmentación del público: No identificar correctamente al público provoca dirigirse al público inadecuado y esto tiene como resultado una baja tasa de respuesta, ya que los mensajes no conectan con los intereses o necesidades de los destinatarios. Ten claros los objetivos de tu evento para saber, exactamente, a quién debes dirigirte y cómo. Profundizar en el conocimiento de los potenciales asistentes es clave. Al final, conseguir que los asistentes acudan es casi lo mismo que venderles un producto o servicio.

Falta de recordatorios efectivos: No enviar recordatorios o enviarlos  demasiado tarde puede hacer que los asistentes potenciales olviden el evento. Es muy importante medir los tiempos de la invitación: si se envía con mucho tiempo, los recordatorios deben ser muy eficaces, periódicos y reiterados. Hay que evitar, por supuesto, convocar con muy poco tiempo, ya que los potenciales asistentes pueden tener ya otros compromisos en sus agendas.

Proceso complejo de registro: Simplifica. Un proceso de registro tedioso o que requiere demasiado tiempo puede desmotivar a los asistentes potenciales a completar su inscripción. Es lo mismo que cuando vas a comprar algo en una web y no funciona bien o el proceso es complejo: terminas desistiendo.

Falta de incentivos para asistir: Ten en cuenta esta idea porque es fundamental:

Para que una persona asista a tu evento, el coste en tiempo, esfuerzo o, incluso, dinero tiene que ser percibido como mucho menor de lo que estar en el evento le va a aportar.

No ofrecer un incentivo claro o un valor importante, como networking con personas influyentes, contenido exclusivo o beneficios tangibles, puede hacer que el evento parezca poco atractivo y al asistente no le merezca la pena.

Ubicación inconveniente: Este punto está en conexión con el anterior. Si el lugar en el que se celebra el evento es difícil de acceder, está muy lejos o no cuenta con buenas conexiones de transporte, es probable que los asistentes no acudan, a no ser que el valor de lo que vayan a recibir sea muy superior.

Poca visibilidad en medios apropiados: No promocionar el evento en los canales donde se encuentra el público objetivo (redes sociales, email, medios de comunicación relevantes) limita su visibilidad. Dependiendo del tipo de evento y del tipo de público, la convocatoria deberá realizarse a través de medios diferentes y deberá ser publicitada o no, mediante diferentes canales. Ejecutar ese plan de difusión de forma correcta, es fundamental.

Reputación del organizador o de eventos anteriores: Si eventos anteriores organizados por la misma empresa no cumplieron con las expectativas, puede haber reticencia a asistir a nuevos eventos. De igual manera, si la marca no tiene suficiente visibilidad, no está bien posicionada o no tiene una buena reputación, será una dificultar añadida.

Falta de respuesta: No proporcionar un medio fácil y rápido para que los invitados resuelvan dudas sobre el evento puede resultar en una menor tasa de confirmación. Es importante poder ofrecerles respuestas de forma sencilla y ágil.

Evitar estos errores puede significar la diferencia entre un evento exitosamente concurrido y uno con muchos asientos vacíos. Las empresas deben asegurarse de abordar estos puntos críticos en la planificación y ejecución de sus eventos, para maximizar la asistencia y satisfacción del público.

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